“感谢公证处对我们业主委员会换届工作的大力帮助，整个程序合法合规，公证员也为我们今后的规范化管理提供了许多宝贵的经验。”2024年12月30日下午，湖南省株洲市南大门小商品市场换届选举筹备组走进株洲市国信公证处，将一面写有“公证有范解难题 服务入微暖人心”的锦旗送到公证员手中，筹备组成员向公证员表达了感谢之情，当晚“直播株洲”短视频新闻进行了报道。

小区物业服务关系千家万户，是事关群众幸福生活的“关键小事”。然而现实中，业主和物业之间的矛盾频繁发生，业委会发起难、动员难、备案难、召开难……重重困难之下，有的小区甚至许多年都成立不了业委会，还有的小区即使成立了业委会，召开业主大会表决事项时也会因为传统模式下投票环节繁琐、周期过长、统票不透明，耗费大量人力物力财力，引发各种矛盾。

株洲市南大门小商品市场物业服务就存在这些问题，作为株洲老牌综合性服务市场，拥有1184个商铺，市场管理难度大、物业管理面临的问题更多。“以往的业主大会换届选举我们都是一家家商铺发票，然后统计，费时费力又不讨好，还总被业主质疑，现在业主大会又到了要换届选举的时候了，我们想请公证处帮忙，对换届选举的过程进行监督。”2024年9月，筹备组来到公证处进行求助。公证员了解情况后，发现市场换届选举最大的难点在于商铺业主票权的确认。一千多个商铺中，很多业主将商铺租给了承租户经营；有的早已将商铺转让，却未进行物业变更登记；有的商铺产权涉及多人共有、交叉共有，难以确认票权；还有的业主在外地居住，回到株洲投票很不方便。筹备组如果选用商业性投票软件，业主又担心投票是否公平公正，个人隐私是否会被泄漏等。

接到申请后，公证处高度重视，公证服务物业管理项目组多次召开专题会议、研究工作方案。为了进一步提高业主参与度，公证处创新工作方法，加强信息化建设，依托株洲市政务APP“诸事达”，开发了“公证投票”系统，打破传统纸质投票的单一模式，采用“线上+线下”相结合的投票方式，让业主参与小区治理投票时，不再受时间、地点的限制，只需动动手指，便能在手机上轻松、快捷地完成投票操作。

正式投票前，公证处精心制作“公证投票”操作指南，安排公证员提供上门服务，与筹备组协商制定换届选举工作方案，对商铺业主信息进行了逐一核验后，与筹备组共同对业主投票的票权进行了确认，并对用于线下投票的纸质选票进行审查、监制。11月10日，株洲市南大门小商品市场换届选举业主大会投票首日在抖音平台进行直播，公证员宣读程序规则，现场参会业主在公证员的监督下，有序进行线下投票。对于线上投票，公证员对投票情况进行每日备份，并及时向筹备组反馈投票情况。根据工作方案规定，12月9日线上和线下投票截止，公证员及时进行了数据清点汇总。统计结果出来后，公证处在“公证投票”系统中公示了《2024年株洲市南大门小商品市场换届选举业主大会投票结果》，超过三分之二的业主参与投票，成功选举产生了新一届业委会。最终公证处出具了公证书，业委会凭借公证书到相关部门进行了备案登记。

公证制度是重要的预防性司法制度，公证服务是公共法律服务体系的重要组成部分。株洲市国信公证处充分发挥公证职能,积极探索公证参与小区治理工作,助推基层法治建设疏堵解难取得新进展新成效。